# AI会议议程工作流——可编辑准备工作表

每一场会议单独复制一份。本表帮助组织者收集、筛选和安排候选议题，不会授予决策权，也不能证明必须开会。请替换方括号内容，未知事实应继续标为未知。不要为了把表格填满而粘贴受限消息或个人资料。

## 1. 会议约定

- 会议编号／单场编号：`[稳定编号]`
- 计划日期、开始结束时间及时区：`[YYYY-MM-DD HH:MM–HH:MM TZ]`
- 主要结果：`[一句话]`
- 允许作出的决定：`[决定及范围]`
- 明确排除：`[本次不能作出的承诺]`
- 决策方式：`[具名负责人／投票／同意／只提供建议]`
- 议题状态截止时间：`[时间戳]`
- 信息截止时间：`[时间戳]`
- 草稿、批准、发布时间：`[时间戳]`
- 组织者／主持人／记录人：`[角色]`
- 临时变更规则与紧急事项路线：`[规则]`

## 2. 候选议题申请表

即使一项申请被合并或拒绝，也要保留原编号。申请分钟并不自动获得批准。

| 申请编号 | 提交的问题或目的 | 申请人 | 申请分钟 | 期望输出 | 延误影响 | 同步必要性 | 拟用证据 | 拟定决策负责人 | 与哪项重复 | 初步问题 |
| --- | --- | --- | ---: | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[A01]` | `[已知时写成有边界的问题]` | `[角色]` | `[分钟]` | `[决定／反馈／知晓]` | `[具体后果]` | `[为什么必须现场互动]` | `[来源编号]` | `[角色]` | `[编号／无]` | `[缺权限、访问、范围或时间]` |
| `[A02]` |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |
| `[A03]` |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

提交数量：`[n]`。明确合并后的独立主题数：`[n]`。申请分钟：`[算式与总数]`。这些数字不能写成会议结果或节省时间。

## 3. 权限与参会表

| 角色或参与者 | 决策权限与边界 | 提供的证据 | 必须现场参加？ | 必需准备 | 访问级别 | 可用时间／时区 | 纳入或排除理由 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[角色]` | `[可以和不可以批准什么]` | `[来源]` | `[是／否／有条件]` | `[具体任务]` | `[允许级别]` | `[时间/TZ]` | `[原因]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |

出席不等于授权。每项决定都要写明谁有权作出。如果必要负责人无法出席，应按制度确定代理人，否则延期；沉默不构成委托。

## 4. 证据与准备度登记表

| 证据编号 | 支持的判断或问题 | 负责人 | 版本／截至时间 | 完整相关内容或可访问位置 | 事实、估计或意见 | 必需读者 | 访问测试 | 是否足够及时 | 矛盾／限制 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[E01]` | `[具体用途]` | `[角色]` | `[版本/时间]` | `[内容/链接]` | `[类型]` | `[角色]` | `[未测试/通过/失败]` | `[是/否+原因]` | `[缺口]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

导出时间很新，不等于覆盖期间或访问范围一定充分。草稿建议与获批规则必须分开。

## 5. 准入与去向决定

对每个独立主题使用相同问题。

| 主题编号 | 有边界问题 | 具名输出 | 授权负责人 | 证据已准备 | 必需人员可参加 | 需要同步 | 分钟可行 | 停止／后备规则 | 最终去向 | 原因与记录位置 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | ---: | --- | --- | --- |
| `[A01]` | `[问题]` | `[输出]` | `[角色/未知]` | `[READY/CONDITIONAL/NOT_READY]` | `[是/否]` | `[是/否]` | `[分钟]` | `[规则]` | `[LIVE_DECISION / ASYNC_UPDATE / DEFER_NOT_READY / MERGED_DUPLICATE]` | `[理由；链接或下次复核]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

按提交项和独立主题分别核对数量。合并的重复项仍需追溯；延期项要有负责人和下次证据检查，不要只写“停车场”。

## 6. 会前任务与访问验证

| 参与者／角色 | 议程版本 | 必读资料 | 具体准备 | 期限 | 用正确身份测试？ | 打开结果 | 获授权替代格式 | 复测结果 | 缺失时的分支 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[角色]` | `[v#]` | `[来源编号]` | `[阅读/核实/提供]` | `[时间]` | `[是/否]` | `[通过/拒绝/错误]` | `[摘录/无]` | `[通过/失败]` | `[暂停/缩小/带限定继续]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

绝不能要求参与者绕开权限。无法提供经过授权、可访问的版本时，应暂停相应决定，或明确缩小可讨论范围。

## 7. 最终议程

| 开始时间 | 分钟 | 议程编号／类型 | 问题或活动 | 纳入／排除范围 | 负责人 | 必需参会者 | 证据／会前任务 | 必须输出 | 停止与后备处理 |
| --- | ---: | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[HH:MM]` | `[n]` | `[编号/准备、现场决定、异常核对、收尾]` | `[有边界表述]` | `[边界]` | `[角色]` | `[角色]` | `[编号]` | `[决定/行动/核读]` | `[时间结束时怎么办]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

议程总分钟：`[算式=计划时长]`。决定分钟：`[算式]`。阅读／异常／收尾分钟：`[算式]`。比例只描述分配，不能称为效率。

## 8. 批准、发布与变更控制

- 组织者确认目标、总时长和全部去向：`[角色/时间/依据]`
- 各决策负责人确认问题和权限，而不是预先确认答案：`[角色/时间]`
- 必需参会者接受情况：`[人数/缺失]`
- 每个链接由对应身份实际打开：`[是/否+异常]`
- 异步与延期位置可访问：`[是/否]`
- 获批并发布版本：`[v#/时间戳/渠道]`
- 临时申请编号、理由与去向：`[记录]`
- 时间发生变化时，哪项增减、由谁批准：`[记录]`

## 9. 会中记录空表

开会前保持空白。获批议程无法预知结果。

| 议程编号 | 实际开始／结束 | 决定状态 | 决定原文及范围 | 确认权限人 | 条件／异议 | 行动 | 行动负责人 | 期限 | 验证／下次复核 |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| `[A01]` | `[观察后填写]` | `[已决定/未决定/暂定]` | `[会后填写]` | `[角色]` | `[记录]` | `[记录]` | `[角色]` | `[时间]` | `[证据]` |
|  |  |  |  |  |  |  |  |  |  |

## 10. 会后完整性检查

- 每个准入编号都有结果或明确“未决定”：`[是/否]`
- 决定由具名权限人确认：`[是/否+异常]`
- 异议和条件仍然可见：`[是/否]`
- 行动包含负责人、期限和记录位置：`[是/否]`
- 延期／异步项没有被错误标为已决定：`[是/否]`
- 实际出席与实际用时来自观察，不是计划值：`[是/否]`
- 敏感记录具有正确受众与保留处理：`[负责人检查]`
- 更正链接／被替代版本：`[编号/无]`

最终记录必须由组织者和决策负责人复核。涉及法律、人事、安全、财务或人身安全的决定，还需组织内相应专业人员审核；本工作表不能替代这些人员。